業務のPDFを外部サービスへ送る前に、確認しておきたいこと

今回は、無料のオンラインPDFサービスを仕事のファイルで使う前の確認事項です。

便利なサービスは多いのですが、業務ファイルとなると、手軽さだけでは選べない部分が出てきます。
とは言え「危険だから使うな」という話でもないので、判断材料になりそうな点を並べておきます。

1. アップロードしたファイルの扱い

多くのサービスは、処理後に一定時間でファイルを削除する方針を掲げています。
気にしたいのは、保管期間がどれくらいか、削除は自動か、といった点です。

このあたりは利用規約やプライバシーポリシーに書かれていることが多いので、業務で使う前に一度は目を通しておくと安心です。
※ 規約は変わることがあります。以前確認したから大丈夫、とは限りません。

2. 社内の規程

会社によっては、業務データを外部のクラウドサービスへ送ること自体にルールが設けられています。
許可されたサービス以外は使用不可、というケースも珍しくありません。

個人の判断で使ってしまうと、後から問題になるのはサービス側ではなく使った側です。

とは言え、明文化されたルールが見当たらない場合も多いと思います。
その場合は、上司や普段パソコンまわりを見ている人に一声かけて、前例があるかどうかだけでも確かめておくと安全です。

3. 相手の情報が入っているかどうか

自分の資料であれば、リスクを取るかどうかは自分で決められます。
判断が変わるのは、取引先の名前・個人情報・見積金額など、他人の情報が入っている場合です。

自分の裁量で決めていい範囲を超えていないか、というのは考えておいた方がよさそうです。

送らない選択肢もあります

結合・分割・回転のようなページ操作であれば、ブラウザ内だけで完結するツールで足ります。
処理する場所が手元なら、上記の確認事項はそもそも発生しません。

KirihariPDF はその方式で作っています。
とは言え、変換や圧縮、OCRのような重い処理まで全部を手元で賄えるわけではないので、用途によっては従来型のサービスの方が向いています。
使い分けの一つとして持っておくくらいが、ちょうどいい距離感かと思います。